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Last updated on 09.12.2016

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Block PaperOffice automatically and possibly change user

Article ID: #RPOHD5704

Realify PaperOffice unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben Sie das entsprechende Passwort ein. (Falls ein Benutzerpasswort hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice angemeldet.


Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen" 

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Automize PaperOffice with startup parameters

Vorschaubilder global neu erstellen lassen (MDB-Datenbanken)

Article ID: #RPOHD16284

Sie können alle Vorschaubilder neu erstellen lassen. Bitte beachten Sie das dieser Vorgang je nach Datenbankgrösse einige Zeit in Anspruch nehmen wird.

  1. Erstellen Sie eine Datensicherung der Datenbank
  2. Starten Die CMD.EXE als Administrator
  3. Starten Sie "C:\Program Files (x86)\Realify PaperOffice Classic\PaperOffice\paperoffice.exe" / refreshthumbs
  4. Der Vorgang startet automatisch


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Beginner

Advanced PaperOffice CommandLine

Article ID: #RPOHD5796

Sie können PaperOffice durch die Kommandozeile und Parameter voll flexibel steuern, um z.B. Ihr bestehendes ERP-System mit PaperOffice zu verbinden.

Dazu stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:

  • PaperOffice im Debugmodus starten

Erzeugt die Datei debug.log im Installationsverzeichnis.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /debug


  • PaperOffice beenden

Beendet ein laufendes PaperOffice

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /stop


  • Dateien zur PaperOffice Zwischenablage hinzufügen

Fügt beliebige Dateien der Zwischenablage des aktuell angemeldeten Benutzers zu

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /copytoza/filename=PFAD_ZUR_DATEI/DATEINAME

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /copytoza /filename=c:meine Dokumentedokument.doc

Kopiert die Datei dokument.doc in die aktuelle Zwischenablage


  • PaperOffice Zwischenablage aktualisieren z.B. nach automatischen Hinzufügen

Aktualisiert die Zwischenablage

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /refreshza


  • Informationen in PaperOffice suchen und anzeigen lassen (aus benutzerdefinierten Feldern)

Sucht nach beliebigen Informationen innerhalb von PaperOffice und zeigt Ihnen diese direkt an.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="FELDBEZEICHNUNG" "SUCHWERT"


  • Der optionale Zusatzparameter /onlythiscategory zeigt nur Kategorien an, in welchen Suchergebnisse gefunden wurden.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="FELDBEZEICHNUNG" "SUCHWERT"/onlythiscategory

Anwendungsbeispiel (das benutzerdefinierte Feld "Kundennummer" wurde bereits angelegt):

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="Kundennummer""123456789" /onlythiscategory

Zeigt alle Dokumentmappen an, die die Kundennummer "123456789" haben. Zudem werden nur Kategorien angezeigt, welche den gefundenen Dokumentmappen zugeordnet sind.


  • Informationen in PaperOffice suchen und anzeigen lassen (durchsucht ALLE Felder außer benutzerdefinierte Felder)

Sucht nach beliebigen Informationen innerhalb von PaperOffice und zeigt Ihnen diese direkt an.

PaperOffice sucht über diesen Parameter in ALLEN Felder außer den benutzerdefinierten Feldern.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /S: SUCHBEGRIFF

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /S: Lebenslauf Mustermann

Zeigt alle Dokumentmappen an, in welchen das Wort " Lebenslauf Mustermann" gefunden wird


  • Kategorie automatisch anzeigen lassen

Setzt den Zeiger auf die vorgegebene Kategorie und zeigt die entsprechenden Dokumentmappen in der Liste an.
Falls es mehrere Kategorien mit diesem Namen gibt, wird die erste markiert.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /KSF: KATEGORIENAME

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /KSF: Rechnungseingang

Zeigt alle Dokumentmappen an, die die Kategorie "Rechnungseingang" haben.


  • Dokumentmappen automatisiert erstellen und anzeigen lassen

Erstellt automatisiert eine neue Dokumentenmappe und weißt dieser den Standardnamen "Neue Dokumentmappe" zu.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends

Der optionale Zusatzparameter /openit öffnet diese neue Dokumentmappe nach der Erstellung

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit

Der optionale Zusatzparameter /filename=DATEINAME oder /filename=VERZEICHNIS fügt dieser neuen Dokumentmappe eine Datei oder bei Verzeichnisangabe den Inhalt eines kompletten Verzeichnisses hinzu.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumentedokument.doc (einzelne Datei)

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumente (kompletter Verzeichnisinhalt)

Der optionale Zusatzparameter /kat=KATEGORIE_ID weißt dieser neuen Dokumentmappe dieser Kategorie zu.

C: Program Files Realify PaperOffice Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumentedokument.doc /kat=512


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Beginner

Automatically select users at program start

Article ID: #RPOHD5888

Office paper to automatically start with a particular user, proceed as follows:

1st Start office paper with the corresponding parameters

eg C: Program ealify SoftwarePaperOffice2008paperoffice.exe / user = USERNAME / pw = USER PASSWORD

The specified user is automatically preselected.


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Beginner

Select database automatically at program startup

Article ID: #RPOHD5980

In order to start PaperOffice automatically with a specific database, proceed as follows:

1. Start paper office with the relevant parameters

e. g. C:Program Files ealify SoftwarePaperOffice2008paperoffice.exe / db = DATABASE NAME

The database specified here will be automatically selected.


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Beginner

Automatically select archive select at program startup

Article ID: #RPOHD6072

In order to start PaperOffice automatically with a particular archive, proceed as follows:

1. Start PaperOffice with the relevant parameters

e. g . C:Program Files ealify SoftwarePaperOffice2008paperoffice.exe / archive = ARCHIVE NAME

The specified archive will be automatically selected.


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Beginner

Transfer start parameters and login automatically

Article ID: #RPOHD6164

In order to start PaperOffice automatically with start parameters and to bypass the login screen, proceed as follows:

1. Start paper office with the relevant parameters

In order to specify the user name, password, database and archive, and then login them automatically with the presettings, start PaperOffice as follows:

e. g. the starting presettings

- The user name is USERNAME

- The user password is USER PASSWORD

- The start database is START DATABASE

- The start archive is START ARCHIVE

leads to the following start parameters

"C:Program Files ealify SoftwarePaperOffice2008 paperoffice.exe" / user = USERNAME / USER PASSWORD = pw / db = DATABASE START / START archive = ARCHIVE / autologin

Note: The additional command "/ auto login" eill bypass the login screen and run the login sequence immediately.


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Automize workflow

Wie füge ich Dateien und Dokumente automatisch über ExplorerConnect hinzu?

Article ID: #RPOHD19412

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert in Realify PaperOffice abzuspeichern, können diese über den Realify PaperOffice integrierten ExplorerConnect erfolgen.

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice speichern.

Dabei können einzelne oder auch mehrere Dateien gleichzeitig importiert und gespeichert werden. Des Weiteren können auch einfache Dateien unter dem virtuellen Windows-Laufwerk „ExplorerConnect“ gespeichert werden.

Alle so aufgenommenen Dateien werden standardmäßig durch Exchange weiter verarbeitet und anschliessend in Realify PaperOffice gespeichert.

Speichern Sie z.B. Ihre Emails in diesem virtuellen Laufwerk, um diese schnell und ohne Arbeit dauerhaft in Realify PaperOffice zu speichern.

Der Punkt „Arbeitsplatz“ des Windows-Explorers wird um das virtuelle Laufwerk "ExplorerConnect" erweitert. So werden alle Dateien, welche in diesem Laufwerk gespeichert werden, in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert.

Um ein Laufwerk auszuwählen, gehen Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen" und danach auf "Einstellungen ändern". Wählen Sie den Reiter "ExplorerConnect" aus. Im Einstellungsfenster können Sie den Laufwerksbuchstaben auswählen, welchen ExplorerConnect benutzen kann. Nachdem Sie auf "Einstellungen speichern" geklick haben, wird der Laufwerksbuchstabe ganz automatisiert angelegt. Zudem muss in der Verzeichnisüberwachung festgelegt werden, ob die Dateien und Dokumente, welche in Ihrem ExplorerConnect abgespeichert werden direkt an Realify Exchange übergeben werden sollen oder ein Objekt erstellt werden soll, dieses in eine neue Dokumentmappe eingefügt und in die Sammelablage abgelegt werden soll. Die Verzeichnisüberwachung finden Sie, wenn Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen" und danach auf "Verzeichnisüberwachung" gehen.

Jetzt werden all Ihre Dokumente und Dateien, welche unter diesem Laufwerksbuchstaben gespeichert werden, ganz automatisiert in Realify PaperOffice gespeichert.

Sie finden die Übersicht all Ihrer durch ExplorerConnect angelegten Dokumentmappen, wenn Sie in der Kategorie- Ordner Ansicht auf "Durch ExplorerConnect aufgenommen" klicken.


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Wie erfolgt eine automatische Zuordnung von Rechnungen, Lieferscheinen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem?

Article ID: #RPOHD19044

Alle in Ihrem Warenwirtschaftsystem vorhandenen Daten können beim Ausdruck des jeweiligen Vorgangs (z.B. Rechnung) direkt per XML-Befehle an den virtuellen Realify PaperOffice Drucker übergeben werden und werden danach automatisch nach diesen Vorgaben gespeichert.


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Advanced

Wie füge ich Dateien automatisch der Sammelablage hinzu?

Article ID: #RPOHD6256

Die Realify PaperOffice Sammelablage unterstützt die automatisierte Aufnahme von Dateien durch die Überwachung von frei wählbaren Dateiordnern.

Sobald sich in den vorgegebenen Ordnern Dateien befinden, werden diese gemäß den definierbaren Regeln automatisch in der Sammelablage aufgenommen und verarbeitet.

Achtung: Die importierten Dateien werden nach dem Import aus dem Quellordner gelöscht!

Um die Verzeichnisüberwachung zu aktivieren gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf "Einstellungen" in Ihrem Realify PaperOffice

2.Wählen Sie "Verzeichnisüberwachung" aus

3.Klicken Sie auf "Hinzufügen":

4.Wählen Sie ein Verzeichnis aus, welches von Realify PaperOffice überwacht werden soll

5.Legen Sie eine Regel wie folgt fest:

"Objekt erstellen und in die Sammelablage ablegen" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden.

"Objekt erstellen, in eine neue Dokumentmappe einfügen und in die Sammelablage ablegen" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf und erstellt daraus fertige Dokumentmappen mit den Dateien, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden.

"Objekt erstellen, in neue Dokumentmappe einfügen und in das aktuelle Archiv einchecken" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf und erstellt daraus fertige Dokumentmappen, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden. Zudem wird die fertige Dokumentmappe in das Archiv von Realify PaperOffice eingecheckt. Wählen Sie einen oder mehrere Kategorie- Ordner unter "Regeloptionen" aus.

Hinweis: Für die Verzeichnisüberwachung muss Realify PaperOffice aktiv sein.

Sie können unbegrenzt viele Überwachungsverzeichnisse anlegen und überwachen lassen.



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Beginner

PaperOffice system modifications

Wie kann ich Realify PaperOffice Icons manuell verwalten?

Article ID: #RPOHD6348

Realify PaperOffice stellt zur Kennzeichnung von Dokumentmappen verschiedene Icons zur Verfügung.

Sie können diese manuell verwalten, sowie auch neue eigene Icons hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass sich eine zu große Anzahl von Icons negativ auf die Arbeitsgeschwindigkeit auswirkt, da Realify PaperOffice diese automatisch in den Arbeitsspeicher lädt.

Die vorhandenen Icons finden Sie im Ordner "Symbole" unterhalb Ihrer Realify PaperOffice Installation.

Folgendes ist zu beachten:

  • Die Zahlenreihenfolge darf nicht unterbrochen werden (intern_010.ico, intern_011.ico,...)
  • Die Größe der Icons muss 32x32 Pixel betragen
  • Es muss sich um wirklich erstellte Icons handeln
  • Sie müssen Realify PaperOffice neu starten, damit die neuen Icons korrekt eingelesen werden

Legen Sie unbedingt vor Änderung ein Backup dieses Ordners an!


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