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Last updated on 10.12.2016

Archivierung aus anderen Programmen

Wie kann ich Dokumente wie Rechnungen, Angebote usw. aus meiner Warenwirtschaft archivieren?

Article ID: #RPOHD17296

Dafür nutzen Sie den integrierten virtuellen Realify PaperOffice Drucker:

  1. Wählen Sie den "Drucken"-Befehl in Ihrer Warenwirtschaft-Software
  2. Wählen Sie den Drucker "Realify PaperOffice" aus
  3. Drucken Sie wie gewohnt den Vorgang auf diesen Drucker aus
  4. Der virtuelle Realify PaperOffice Drucker wandelt Ihren Ausdruck in das PDF/A Format für Langzeitarchivierung um
  5. Der Exchange-Dialog von Realify PaperOffice öffnet sich
  6. Sie können jetzt das neue Dokument umbenennen, verschlagworten kategorisieren oder einem Kontakt zuweisen
  7. Fahren Sie dann fort und das neue Dokument wird direkt in Ihrer Realify PaperOffice Datenbank gespeichert, mit FileOCRmax texterkannt und ein Vorschaubild erzeugt


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Beginner

Wie kann ich eingegangene Papierdokumente wie Rechnung, Lieferscheine usw. per Scanner archivieren?

Article ID: #RPOHD17388

Dafür nutzen Sie das integrierte Realify PaperOffice ScanConnect:

  1. Legen Sie das Papierdokument in Ihren Scanner ein
  2. Drücken Sie die F5-Taste für um per Schnellzugriff eine neue Dokumentmappe mit diesem Dokument zu erzeugen
  3. Die neue Dokumentmappe öffnet sich und der Scanner-Dialog wird sichtbar
  4. Scannen Sie das Dokument ein
  5. Übernehmen Sie die neuen Scandokumente. Nach Speicherung werden die eingescannten Dokumente automatisch mit FileOCRmax texterkannt und Vorschaubilder erzeugt


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Beginner

Wie kann ich Dokumente per Mobiltelefon oder Tablet auch von unterwegs archivieren?

Article ID: #RPOHD17480

Das lösen Sie durch das Zusammenspiel der Realify PaperOffice Verzeichnisüberwachung und einem Drittanbieter-Cloudienst wie z.B. oneDrive oder Dropbox.

Im Prinzip fotografieren Sie Ihre Dokumente einfach ab, speichern diese in Ihrer Cloud und der lokale Cloudordner wird von Realify PaperOffice überwacht - sobald sich dort neue Dokumente befinden werden diese nach Ihren Vorgaben archiviert und in Realify PaperOffice hinzugefügt.

Sie benötigen ein Konto bei einem Cloud-Anbieter wie OneDrive oder Dropbox. Dieses Beispiel wird anhand von Dropbox erklärt.


Option 1: Automatische Archivierung im Originalformat (standardmäßig JPG)

  1. Fügen Sie in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner hinzu mit dem Namen "Automatisch importieren in Realify PaperOffice". Sie können den Namen natürlich frei festlegen
  2. Wählen Sie in Realify PaperOffice unter > Einstellungen > Verzeichnisüberwachung 
  3. Legen Sie eine neue Verzeichnisüberwachung an indem Sie den lokalen Ordner "Automatisch importieren in Realify PaperOffice" überwachen lassen. Sie können optional die Regeln festlegen was mit den gefundenen Dokumenten passieren soll
  4. Fotografieren Sie jetzt ein Dokument ab und speichern dieses in dem Ordner "Automatisch importieren in Realify PaperOffice" - das neue Dokument wird von der Verzeichnisüberwachung verarbeitet und in Realify PaperOffice gespeichert

Option 2: Automatische Archivierung über Realify PaperOffice ScanConnect (PDF,TIF,JPG)

  1. Fügen Sie in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner hinzu mit dem Namen "Manuell importieren in Realify PaperOffice". Sie können den Namen natürlich frei festlegen.
  2. Fotografieren Sie jetzt ein Dokument ab und speichern dieses in dem Ordner "Manuell importieren in Realify PaperOffice"
  3. Drücken Sie die F5-Taste um eine neue Dokumentmappe zu erstellen und per Scanner ein neues Dokument einzufügen
  4. Wählen Sie als Scanner den virtuellen Scanner "Verzeichnis auswählen..." und wählen Sie das Verzeichnis "Manuell importieren in Realify PaperOffice"
  5. Klicken Sie auf "Scanvorgang starten" und alle Dokument stehen wie nach einem manuellen Scan für die weitere Verarbeitung zur Verfügung
  6. Klicken Sie "Jetzt übernehmen" um die neuen Dokumente in der Dokumentmappe zu speichern


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Beginner

Bestehende Dokumente importieren

Wie kann ich bestehende Adressen in die Realify PaperOffice Kontaktverwaltung importieren?

Article ID: #RPOHD17572

Das ist möglich insofern Sie über XML-konforme Datensätze verfügen. Wenden Sie sich dazu an den technischen Support oder Ihren Partner unter Angabe Ihrer ULID.


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Expert

Ich benutzte bereits ein anderes Dokument Management System (DMS) - wie kann ich die Daten übernehmen?

Article ID: #RPOHD17664

Das ist möglich insofern Sie über XML-konforme Datensätze verfügen. Wenden Sie sich dazu an den technischen Support oder Ihren Partner unter Angabe Ihrer ULID.


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Expert

Ich benutze Nuance PaperPort und suche eine Alternative - wie kann ich meine Daten übernehmen?

Article ID: #RPOHD18400

Nutzen Sie dafür den in Realify PaperOffice integrierten Massen-Importer:

  1. Wählen Sie Archiv > Neues Archiv erstellen und Massenimport starten von > PaperPort
  2. Wählen Sie den Windows-Ordner in welchem Sie Ihre Nuance PaperPort Dokumente gespeichert haben
  3. Wählen Sie optional weitere Optionen und geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein
  4. Starten Sie den Vorgang welcher je nach Dokumenten-Anzahl einige Zeit in Anspruch nimmt


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Ich benutze ELO office und suche eine Alternative - wie kann ich meine Daten übernehmen?

Article ID: #RPOHD18492

  1. Nutzen Sie dafür den in Realify PaperOffice integrierten Massen-Importer:
  2. Wählen Sie Archiv > Neues Archiv erstellen und Massenimport starten von > ELOoffice
  3. Wählen Sie die zentrale MDB-Datenbankdatei von ELOoffice Dokumente gespeichert haben
  4. Wählen Sie optional weitere Optionen und geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein
  5. Starten Sie den Vorgang welcher je nach Dokumenten-Anzahl einige Zeit in Anspruch nimmt


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Advanced

General

Wie kann ich mehrere Ansprechpartner für eine Firma anlegen oder Kontakte verknüpfen?

Article ID: #RPOHD17756

Dafür gehen Sie in der Kontakt- und Adressverwaltung wie folgt vor:

  1. Legen Sie die gewünschte Firma an z.B. "Musterfirma"
  2. Legen Sie dann einen neuen Kontakt an welcher ein Ansprechpartner in dieser Firma ist z.B. "Max Mustermann"
  3. Wählen Sie jetzt den Eintrag "Musterfirma", wechseln Sie zum Reiter "Weitere Daten" und klicken bei "Verknüpfte Adressen" auf "Neu"
  4. Wählen Sie den Eintrag "Max Mustermann" aus und dann "Kontakt hinzufügen"


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Advanced

Ich möchte voll automatisiert Dokumente ablegen. Wie geht das?

Article ID: #RPOHD18308

Dazu müssen Sie die Eingangs-Dokumente mit den gewünschten Informationen versehen, wie und wo diese gespeichert werden sollen.

  • Diese Informationen werden im XML-Format angegeben
  • Realify PaperOffice erkennt diese XML-Befehle, verarbeitet diese und legt das Dokument zu 100% nach Ihren Vorgaben automatisch ab
  • Anschliessend werden die XML-Befehle aus dem Dokument entfernt.
  • XML-Befehle werden aktuell von der XML-Verzeichnisüberwachung und dem virtueller XML-Drucker unterstützt


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Wie kann ich mir alle Dokumentmappen anzeigen lassen die zu dem gleichen Vorgang gehören?

Article ID: #RPOHD18952

Wählen Sie in der Dokumentemappen-Liste den Punkt "Gruppieren" und dann nach "Vorgangsnummer".

Alternativ können Sie auch über die erweiterte Suche nach der Vorgangsnummer suchen.


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