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Last updated on 09.12.2016

Notes on function

Article ID: #RPOHD7176

The optional XML storage module enables automatic indexing, categorizing and filing in Realify PaperOffice™ DMS 2014.
This module can be used with the Realify PaperOffice™ DMS 2014 DMS server.

Step 1:

  • Create or with any application an XML file containing all available in PaperOffice Information fields and categories. Non-existent categories, or for example, custom fields are created automatically on request.

Step 2:

  • Also define the file path to the document folder objects such as pdf,. doc,. jpg

Step 3:

  • PaperOffice creates based on the XML file, a new document folder and puts them ready tagged or categorized into the target archive. Then the desired objects are added to the document set.

Step 4:

  • PaperOffice informs you that new documents folders were automatically added using the XML storage.


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Difficulty level
Beginner

Structure of the XML control file

Article ID: #RPOHD7268

Die XML-Steuerdatei spiegelt im Prinzip die Eingabefelder von PaperOffice 2014 wieder und muss eine vorgegebene Struktur vorweisen:

<PaperOffice2008XMLVersion>1.0.0</PaperOffice2008XMLVersion>

// Zeigt Benutzerbenachrichtigung an, sobald eine neue Dokumentenmappe hinzugefügt wurde

true

// Interne Archivnummer, in die die Dokumentenmappe eingefügt werden soll

20

// Gibt den Benutzer an, der diese Dokumentenmappe erzeugt hat

1

// Gibt die Kategorie Struktur an, die neu angelegt werden soll.

// Sollten die Kategorien nicht vorhanden sein, werden diese automatisch neu angelegt

// Es können beliebig viele Kategorien angegeben werden (neuekategorie1, neuekategorie2, neuekategorie3,...)

// Die neu angelegte Kategorienstruktur wird automatisch zugewiesen

Steuerunterlagen
Buchführung 2014
Mai 2014
Neue Testkategorie
// Legt das Icon für die Kategorie fest (hauptkategorieicon, unterkategorie1icon, ...)
Icon 005
Steuerunterlagen
Buchführung 2011
Mai 2011
Neue Test2
Icon 009

// Legt die Basisinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den ersten Reiter "Eigenschaften" wieder

// bereits bestehende Kategorien
529;549

// Dokumentmappenbezeichnung
Rechnungsbezeichnung

// Dokumentemappentyp 1
Rechnung

// Dokumentemappentyp 2

// Aktenschrank 1
Testschrank

// Aktenschrank 2
Ordner Test

// Belegdatum im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Belegnummer
RE43534

// Betrag netto
1000

// MwSt-Satz ohne Prozentzeichen
19

// Betrag brutto
1190

// Dokumentmappennotiz
Testnotiz

// Legt erweiterten Informationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den zweiten Reiter "weitere Einstellungen" wieder

// Benutzerdefinierte Felder können automatisch angelegt werden, wenn diese nicht vorhanden sind

// Automatikmodus: true,false (true legt Felder automatisch an)

true

// Es können beliebig viele Felder angelegt werden (feld1, feld2, feld3, ...)

// Feldname
Kundennummer

// Feldtyp: text,zahlen,betrag,datum,autozahl
zahlen

// default-wert für dieses Feld

// Dieser Wert wird jetzt zugewiesen
34243224

// Macht das Feld nur in den oben gewählten Kategorien verfügbar

true

// Macht das Feld nur in dem oben gewählten Archiv verfügbar

true

Bemerkung
text
Bemerkungstext

// Schlüsselwörter
Rechnung;Beleg;1190

// Erledigungsoption im Format true oder false

true

// Als erledigt markieren

true

// als erledigt am markieren im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Legt das Icon für diese Dokumentenmappe fest
Icon 009

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den dritten Reiter "Kontakte" wieder

// Diese Kontakte werden der Dokumentenmappe zugewiesen, mehrere mit „;“ getrennt
3;5;8;1

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den fünften Reiter "Objekte" wieder

// Es können beliebig viele Objekte eingefügt werden (datei1, datei2, datei3, ...)

//Vollständiger Pfad (z.B. z:xml_import1_UID12344.tif)
z:xml_import1_UID12344.tif

//Falls bereits eine OCR vorliegt, kann diese hier übernommen werden
Fügen Sie den OCR-Text hier ein

// Objektnotiz
Fügen Sie hier eine Notiz ein

// Objektbezeichnung, falls nicht angegeben wird der Dateiname übernommen

Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein
z:xml_import1_UID12346.tif

test-orctext2
Fügen Sie hier eine Notiz ein
Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein

// Legt Berechtigungen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den sechsten Reiter "Berechtigungen" wieder

// Legt die gleichen Rechte für alle verfügbaren Benutzer fest

// Rechte: R,W,D,RWD (Lesen,Schreiben,Löschen,Vollzugriff)
R

// Legt die Rechte für einen individuellen Benutzer fest (benutzer1, benutzer2, benutzer3, ...)

// PaperOffice Benutzername
max.mustermann
RWD
josef.mustermann
RW


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Difficulty level
Beginner

Sources of ID information in XML control files

Article ID: #RPOHD7360

For some data in the XML control file, you need ID values ​​that you find directly in PaperOffice:

Archive -> Archive Properties

User Management -> Move the mouse over the entry in the user list

Archive -> Edit categories -> Right-click on the entry in the category list

Contact management -> more information

All other fields are editable or can be completed in accordance with the preset format.


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Difficulty level
Beginner

Storage tray continuously fills with objects

Article ID: #RPOHD8096

Alle Dateien der Sammelablage werden zur Geschwindigkeitserhöhung lokal gespeichert.

Die Aufnahme von neuen Objekten erfolgt durch eine PaperOffice Verzeichnisüberwachung des automatischen Ordners

"C:Dokumente und EinstellungenBENUTZERNAMEPaperOfficeZwischenablage-Dateien"

Sollte sich die Sammelablage unaufhaltlich füllen, so wird dies an schreibgeschützten Dateien liegen, da Realify PaperOffice diese nach Aufnahme in die Sammelablage nicht löschen kann.

Um den Schreibschutz aufzuheben gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.Öffnen Sie den Ordner

"C:Dokumente und EinstellungenBENUTZERNAMEPaperOfficeZwischenablage-Dateien"

2.Markieren Sie alle Dateien

3.Rechte Maustaste -> Eigenschaften -> schreibgeschützt -> deaktivieren

4.Schließen Sie den Dialog mit "OK"

5.Löschen Sie alle Dateien.


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Difficulty level
Beginner

Activation of ScreenCapture

Article ID: #RPOHD7544

ScreenCapture ist ein Modul von Realify PaperOffice und muss zusätzlich erworben werden.

Falls Sie bereits eine ScreenCapture Lizenz erworben haben, so müssen Sie diese wie Ihre PaperOffice Lizenz aktivieren.

Gehen Sie hierfür auf „Hilfe“ und wählen „Module“ aus.

Nach dem Lizensierungsvorgang muss ScreenCapture in Ihrer Realify PaperOffice Oberfläche freigeschaltet werden.

Klicken Sie in Ihrem Menupunkt auf "ScreenCapture aktiv", um ScreenCapture zu aktivieren. Nach dem Aktivierungsvorgang erscheint neben dem Eintrag ein Häkchen, welcher bedeutet, dass ScreenCapture im Moment aktiv ist und Sie durch die "Druck" Taste Screenshots erzeugen können.


Falls Sie die Erzeugung von Screenshots durch das Drücken der "Druck" Taste deaktivieren möchten, so gehen Sie erneut auf das Startmenu von Realify PaperOffice und klicken erneut auf ScreenCapture. Das Häkchen verschwindet.


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Difficulty level
Beginner

Notes on function

Article ID: #RPOHD7452

Das in Realify PaperOffice integrierte Modul ScreenCapture stellt Ihnen bequem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Übernahme von Screenshots (Bildschirmfotos) direkt in PaperOffice
  • Ablegen von Ihren Screenshots (Bildschirmfotos) in die Windows Zwischenablage
  • Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) auf Ihrem System
  • Direktes Umwandeln und Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) als PDF
  • Drucken Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos)


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Difficulty level
Beginner

Welche Funktionen bietet mir ScreenCapture an?

Article ID: #RPOHD7728

Um ein Screenshot (Bildschirmfoto) zu erstellen, prüfen Sie vorerst, ob ScreenCapture im Moment aktiv ist. Hierfür gehen Sie in Ihrem Menupunkt auf den Eintrag "ScreenCapture aktiv" - falls ein Häkchen links erscheint, so ist ScreenCapture aktiv. Bitte beachten Sie, dass ScreenCapture sich bei jedem Neustart von Realify PaperOffice automatisch deaktiviert und das Häkchen gesetzt werden muss.

Nachdem die Aktivierung überprüft wurde, wählen Sie das jeweilige Fenster aus, welches als Screenshot erstellt werden soll.
Klicken danach auf die „Druck“ Taste Ihrer Tastatur.

Nun haben Sie die Möglichkeit Ihr Screenshot:

  • In Realify PaperOffice zu speichern

Bei Klick auf das Symbol „PaperOffice“ wird Ihr Screenshot in Realify PaperOffice gespeichert. Im nächsten Schritt wird das PaperOffice Printer-Exchange Fenster angezeigt, in welchem Sie die Möglichkeit haben Ihr Screenshot „in der PaperOffice Zwischenablage zu speichern“, „Eine neue Dokumentmappe anzulegen“ und das Objekt in dieser zu speichern sowie Ihr Screenshot als PDF Dokument auf Ihrem System zu speichern.

  • In Ihrer Windows Zwischenablage zu speichern
  • Als PDF zu speichern
  • Ihr Screenshot auszudrucken
  • Ein Klick auf das Vorschaubild öffnet im nächsten Schritt Ihr Screenshot als JPG


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