HelpDesk by categories
Last updated on 01.12.2016

General Settings

Settings under "Document folder objects"

Article ID: #RPOHD2576

Here you can specify with which program the file type should be opened.

You also always have the option to edit files with "Open with ...":

1. Click with right mouse on a document (in FlipView or detail view)

2. Choose "Open with ..." to select an application


"Preview (Thumbnail) -quality"

Here you set the compression ratio for the thumbnails position.


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Settings under "Document folder list"

Article ID: #RPOHD9016

Select the default sorting and order for your document folder lists.

"Setting the Automatic column width"

When active, you will display columns automatically adjusted to the field length.


"Show document FOLDER status"

In active document folders statuses can be assigned.


"Maximum document FOLDER number per category in 3000 limit"

When On (recommended), the maximum display the document folders per category is limited to the 3000


"Subcategory automatically selects the parent category of"

When active, the contents of the subcategories is displayed when selecting a parent category.


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Settings under "General"

Article ID: #RPOHD2668

Under "General Settings" the following settings can be made by you:

- Default name for new document folders. If you enter the new document folder name, this name is used as a kind of standard label. You can also use variables such as %datum% is the current date and use %zeit% for the current time
- "Double-click on FlipView object opens the file with the original program" - delete document folder, deletes corresponding photos files- server module use (configuration file required)


Character Recognition OCR

Realify PaperOffice™ DMS has an OCR of the latest generation, this is made possible by industry dictionaries, which are constantly updated in the fields of general, medical, legal, industry and finance.

For perfect results are documents recognized automatically corrects spelling - in more than 160 languages, including special fonts such as Cyrillic, Arabic, Asian.

Language settings for individual documents can be made within the document folder, under object management. Simply click on the appropriate document with the right mouse button and select "FileOCRmax™: Set language for text recognition".

Allow Download transparent important updates in the background
Realify PaperOffice™ DMS automatically adapts the critical updates, which are performed by the operating system. To this end, a temporary directory is created. By removing the checkmark important updates can not be downloaded, therefore we recommend to have set the checkmark.


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Settings under "ExplorerConnect"

Article ID: #RPOHD2852

The direct integration in Windows Explorer, you can quickly and easily store any files directly via mouse click in Realify PaperOffice™ DMS.
The point work will be extended to the virtual drive "ExplorerConnect"
All files that are stored in this virtual drive are completely automated in Realify PaperOffice™ DMS added through the use of Exchange dialog.
Choose from the list the drive letter, to be shown under what ExplorerConnect.


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How do I edit VAT rates?

Article ID: #RPOHD2484

To edit the rates of VAT in Realify PaperOffice™ DMS, proceed as follows:

Select in your Realify PaperOffice™ DMS "Document folders" and then "Edit VAT rates"



There appear the settings window to change the VAT rates:


Here you can edit the desired rates of VAT and confirm your entries with "Save".


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Categories

What does categories mean in Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD2944

The main tagging in PaperOffice is done by allocating categories for document folders.

In doing so, a document folder can be allocated to one or more different categories.

In addition, categories for specific users or groups can be blocked.


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How can I manage categories?

Article ID: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Article ID: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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How do I set the start category?

Article ID: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Article ID: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Customized fields

What does custom fields in Realify PaperOffice™ DMS mean?

Article ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice zur Verfügung.


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How can I edit custom fields?

Article ID: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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Multi-level user rights

How do I enable fast user switching?

Article ID: #RPOHD5152

Realify PaperOffice unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben das entsprechende Passwort ein (falls Benutzerpasswort zu diesem Benutzer hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice angemeldet.

Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden. Falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie auf "Startmenü"

2. Wählen Sie "Benutzerverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzer- und Rechteverwaltung

Article ID: #RPOHD5244

Realify PaperOffice verwaltet je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzt viele Netzwerkbenutzer.

Benutzerrechte werden direkt in der Datenbank gespeichert und sind somit netzwerkweit gültig.

Sie können z.B.

  • Benutzergruppen bilden
  • globale Benutzerrechte festlegen
  • Archive für Benutzer sperren und freigeben
  • Dokumentmappen individuelle Benutzerrechte zuweisen
  • Dokumentmappen im Netzwerk verteilen
  • Dokumentenverläufe einsehen
  • Kategorien nach Benutzern sperren und freigeben
  • Mitarbeiterfotos für schnellere Verteilung hinterlegen


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How can I create and manage new users?

Article ID: #RPOHD5336

Um neue Benutzer anzulegen oder bestehende zu verwalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

Die Benutzer- und Rechteverwaltung ist selbsterklärend und leicht zu konfigurieren.


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How can I automatically logout users and lock Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD5428

Die Benutzersperrung kann nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung
nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen einen Zeitraum fest.


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Optimal size for user photos

Article ID: #RPOHD5612

The optimal size for user photos is 64 x 64 pixels.


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Workflow with FileOCRmax™

FileOCRmax™ status bar

Article ID: #RPOHD9292

Realify PaperOffice™ DMS 2014 includes in the bottom a status bar of the "FileOCRmax™ Show Status".
Through the innovative FileOCRmax™ Intelligent System Realify PaperOffice™ DMS recognizes completely automated as new documents for text recognition are available.
Through the predefined language settings is a detailed document analysis in live view mode instead.

Once you add new objects in your RealifyPaperOffice, and have saved your document folder, starts the FileOCRmax™ text recognition. By clicking on the field will open the FileOCRmax™ window where you can view live, at what stage is your current job.


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FileOCRmax™ language

Article ID: #RPOHD9384

To set the language setting for the FileOCRmax™ text recognition, there are two options:

- by the general language settings over the Realify PaperOffice™ DMS Menu

- by respective language settings of individual objects within the document folder

To make the overall text recognition language, proceed as follows:

1. Click on the start menu of Realify PaperOffice™ DMS.
2. Select "Change settings" aus
3. Select in the "General" tab next to "text recognition OCR function" the general text recognition language

Perfect OCR text recognition is performed by industry dictionaries, which are constantly updated in the fields of general, medical,
law, industry and finance. For perfect results, documents are recognized automatically corrects spelling - in more than 156 languages, including special character sets such as Cyrillic, Arabic, Asian.,

By the built in Realify PaperOffice™ DMS FIS (File Intelligent System) you have the option of text recognition of each individual file within the document folder with different languages without changing of main settings.
The actual language setting of individual objects is directly from your document folder.
Open your document folder, go to the tab "objects" and select an object that you want to reconize with another language than in the predefined.
Click with the right mouse button and select "Text recognition (OCR)" and choose the respective language.


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FileOCRmax™ Procedure

Article ID: #RPOHD9476

After you add new objects to your document folder, and set the language by the general language setting or by
individual setting, the OCR, which is executed by FileOCRmax™ begins.

The automated document processing is done in the background, the FileOCRmax™ IntelligentSystem automates when new documents are available.
Thanks to the built-in Realify PaperOffice™ DMS status bar, you can easily identify which document is currently being processed.

Click on the information icon of FileOCRmax™ - a new window opens.

FileOCRmax™ performs live the text recognition of your object and also creates a formatted text file, an editable Word file and a searchable PDF file.

After the file was successfully text recognized and the respective text, PDF and Word files have been created, it display that FileOCRmax™ was successfully completed.
The files are stored in your database and displayed on the call immediately.

To display the files, click with the right mouse button on the thumbnail and select one of the following options:

- view as PDF

- view as DOC

- view as TXT


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