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Last updated on 10.12.2016

System processes for MDB databases

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Article ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der Realify PaperOffice Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Dabei können Sie wir folgt vorgehen:

  • Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbankbank-Ordner auf den neuen Computer. Um den Speicherpfad herauszufinden starten Sie Realify PaperOffice und wählen > Datenbanken > Datenbank auswählen. Der aktuelle Pfad wird jetzt angezeigt
  • Melden Sie sich in Ihrem Realify Network mit Ihren Lizenz-Zugangsdaten an. Diese finden Sie in der Lizenzurkunde, welche Sie mit Realify PaperOffice erhalten haben
  • Setzen Sie die Lizenzaktivierung zurück
  • Downloaden und installieren Sie Realify Paperoffice auf Ihrem neuen Computer
  • Nach dem Abschluss der Installation führen Sie die Lizensierung mit Ihren bestehenden Lizenzdaten durch und starten Realify PaperOffice
  • Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und geben den Pfad zu Ihrer Datenbank an.
  • Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit der Datenbank zu arbeiten.

Neuer ComputerDatenbank umziehen


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Data protection for MDB database

Article ID: #RPOHD1288

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert

Um die Datensicherung durchzuführen, muss der Datenbankorder, der die obigen Dateien und Unterordner befindet, gesichert werden.


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How can I compress the MDB database?

Article ID: #RPOHD1564

To compress your MDB database, proceed as follows:


1. Select "Database" and then "Compress Database" in Realify PaperOffice™ DMS


2. Thus, the database the next time Realify PaperOffice™ DMS is compressed


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Managing databases

Sind von Realify PaperOffice erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Article ID: #RPOHD14628

Für MDB-Datenbanken:

  • Sie können pro Archiv festlegen ob die Daten verschlüsselt abgelegt werden sollen unter "Archiveigenschaften"
Für mySQL-Datenbanken:

  • Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie kann ich eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad auswählen?

Article ID: #RPOHD19596

Um eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrer Oberfläche auf "Datenbank" und wählen den Eintrag "Datenbank auswählen".


Neben dem unteren Eingabefeld, klicken Sie auf durchsuchen und wählen eine beliebige Datenbank aus, z.B. diejenige, die vom Werk aus mit installiert wurde.
Klicken Sie danach in das Eingabefeld, löschen die ausgewählte und fügen den Netzwerkpfad zu Ihrer gewünschten Datenbank ein.


Klicken Sie danach auf "mit Datenbank verbinden".


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Wie lege ich eine neue MDB-Datenbank an (Starter, Basic) ?

Article ID: #RPOHD16928

Diese beiden Editionen unterstützen nur die Verwaltung von einer Datenbank.

Insofern Sie bei der Installation die Demodatenbank downgeloaded haben, so können Sie entweder die Inhalte manuell löschen und Ihre Daten in dieser Datenbank speichern oder die Demodatenbank löschen - Realify PaperOffice erstellt dann beim nächsten Programmstart automatisch eine neue, leere Datenbank:

  1. Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und notieren Sie sich den Pfad der aktuellen Demo-Datenbank
  2. Beenden Sie Realify PaperOffice und löschen Sie den gesamten Ordner der Demo-Datenbank
  3. Starten Sie Realify PaperOffice


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How do I create a new MDB database ( Business Edition)?

Article ID: #RPOHD1748

Note: From Realify PaperOffice Corporate use only the "Database manager"

You can create as many databases as you wish and manage them.
Ideally place after installing a new database to a location on your hard drive, for example, C:paperofficedatabases

1. Click in Realify PaperOffice™ DMS in the tab "Database"
2. Choose then "Create new database"


3. Choose a location for your database
4. Click on "OK"
5. Once a new database has been created, you can choose in the dialog, if you want to work now with the new database.


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How do I create a new MDB database (Database manager, from Corporate Edition)?

Article ID: #RPOHD1932

To create a new MDB database via the database manager, proceed as follows:

1. Start the database manager, by click on "Database" and then "Start database manager"




2. Select then "Create new empty database"

3. Select "MDB database"

4. Select the storage location for the MDB database

5. The database manager is now ready to create your new MDB database. Click on "Create database" in order to start the creation process

6. Enter a name for the new database. This name will later appear in the login window of Realify PaperOffice™ DMS

7. Click "Finish"

Start Realify PaperOffice™ DMS to work with your new MDB database


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How do I create a new MySQL database (database manager, from Corporate Edition)?

Article ID: #RPOHD2024

To create a new MySQL database using the database manager, you proceed as follows:

1. Start the database manager

2. Select "Create a new empty database" 

3. Select "MySQL Server"

4. Type the server IP and port of your mySQL database server (eg IP 127.0.0.1, port 3306)

5. Realify PaperOffice™ DMS automatically creates 2 new databases on your MySQL server.
Enter the desired name for the database (contains all the data) and the thumbs database (includes thumbnails).

6. Enter the MySQL username and password. This MySQL user must absolutely entitled to all rights.
In addition, the user must have a mySQL password.

7. Select the check box "PaperOffice creates databases", thus are of PaperOffice all necessary databases created automatically (recommended)

8. The database manager is ready to put your new MySQL database.
Click "Create a new database" in order to start the creation process.

9. Enter a name for the new database. This name will later appear in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.

10. Click "Finish"

Start Realify PaperOffice™ DMS new to work with your new MySQL database.


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Managing archives

How do I create a new archive?

Article ID: #RPOHD2208

To create a new archive in Realify PaperOffice™ DMS, proceed as follows:

1. Select the tab "Archive"

2. Click "Create new archive" on


The specifications for the new archive can be set freely:

"Please enter a name for the new archive"

  • Enter a freely selectable name for the archive. This name also appears in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.


"Copy categories from current archive"

  • When active, the current categories are automatically created in the new archive.


"The following users have access to this archive"

  • Here you can specify which users should have access to the newly created archive.


Once you have all the parameters, click "Create new archive" to start the process.


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How do I change the archive characteristics?

Article ID: #RPOHD2300

To change the properties of the current archive, proceed as follows:

1. Select the tab "Archive" in your Realify PaperOffice™ DMS

2. Click on "Change archive properties"


Name of the current archive

  • Enter a freely selectable name for the archive. This name also appears in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.


Enable option 256bit SECURE document encryption

  • When active, Realify PaperOffice™ DMS saves your documents with a 256 bit encryption.
    Existing objects are encrypted during activation and decrypted when deactivate the encryption.

Warning: By using encryption, you can open the created copies of PaperOffice only from within PaperOffice.

To access these objects with your Windows Explorer, encryption must be disabled. It is strongly recommended that objects can only be opened from PaperOffice, otherwise relevant document folders data such as thumbnails and text recognition cannot be updated.


The following users have access to this archive

  • Here you can specify which users are allowed to access this archive


Click on "Apply changes" to save the new changes.


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How do I delete an archive?

Article ID: #RPOHD2392

This procedure deletes the selected entire archive and can not be undone.

To delete an archive (the current can not be deleted) proceed as follows:

1. Select the tab "Archive" in your Realify PaperOffice™ DMS

2. Click on "Delete archive"

3. Select the archive you want to delete

4. Confirm the deletion of the archive by click on "Delete archive" 


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