HelpDesk by categories
Last updated on 07.12.2016

General

Database, archive, document folders, objects - how the program is structured?

Article ID: #RPOHD18584

That's very easy to explain, because a picture is worth a thousand words

Analog to digital

  • Your filing room or office room = Database in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your filing cabinet = Archive in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your folder = Main category in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your folder registry = Subcategory in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your stored transparent sleeves = Document folders in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your stored paper documents = Document folder objects in Realify PaperOffice™ DMS

Document folders = Transparent sleeve

  • Each document is stored by default in a separate document folder.
    Only in this way the document can be indexed, without changing the original itself.
  • In the document folder other files and documents can be added, which belongs also to the master document, like for example post office document, fax receipt, proof of delivery, etc.
  • Documents and files in the document folder = objects.
    Each object is OCR text recognized for the keyword search and visually displayed by a thumbnail in the document folder.
  • Document folders, which are part of the same operation, are stored in the same subcategory or are provided with the same transaction number.
  • Document folders can be extensively provided with informations and types. For specific data custom fields can be added and used by you.
  • And much more: Document folders can be placed on resubmission, can be linked to contacts and provided for workflows with completion options for specific users.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Which edition is right for me?

Article ID: #RPOHD12144

Sie finden einen Assistenten dazu direkt unter "Produkte & Download" oder vergleichen selbst die jeweils unterstützten Funktionen.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How does it work with the text recognition for my documents?

Article ID: #RPOHD14076

Alle in Realify PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten FileOCRmax OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der Realify PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

FileOCRmax unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung und bearbeitbare Word-Dateien um.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Can I put documents and files for resubmission?

Article ID: #RPOHD14812

Ja, die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer wichtige Termine und Wiedervorlagen einsehen können.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Can I link documents and files with contacts and addresses?

Article ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

From what edition the data is stored audit-proof?

Article ID: #RPOHD15272

Dazu müssen Sie die Corporate-Edition mit einer mySQL-Datenbank einsetzen.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How many documents can I store in Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD15824

Die Speicherung von Dokumenten ist in keiner Edition begrenzt, d.h. Sie können beliebig viele Dokumente speichern.

Eine technische Limitierung erfolgt z.B. durch die Grösse Ihrer Festplatte, dem verwendeten Dateisystem oder der einzelnen Datenbank.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How many users can work simultaneously with Realify PaperOffice™ DMS on the network?

Article ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How are the files versioned?

Article ID: #RPOHD276

Practical example when using a MySQL database:

You open a Word document that has already been stored in Realify PaperOffice, change and save it by click on "Close" or "X".

Realify PaperOffice recognizes that this document has been modified, it automatically versioned and creates a shadow copy of this document.

Users, endorsements and date are thereby recorded simultaneously.
To access a previous version, simply open the version history.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Will my data be stored in a cloud?

Article ID: #RPOHD12236

No, your data will be stored by default on your local PC.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Can I access all my data and documents in the local network?

Article ID: #RPOHD12788

Ja, ab der Business-Edition können Sie alle Daten auch optional im Netzwerk nutzen und auf einem NAS/Server/VPN oder Netzwerkfreigabe speichern.

Des Weiteren können Sie ab der Corporate-Edition alle Daten zusätzlich direkt in einer mySQL-Datenbank speichern.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Can Realify PaperOffice™ DMS store all the data on my NAS drive?

Article ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie ab der Business-Edition alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern.

Sollte Ihr NAS-Laufwerk zudem über einen integrierten mySQL-Server verfügen, so kann auch diese ab der Corporate-Edition genutzt werden.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Works Realify PaperOffice™ DMS under Windows 10? And what about 64bit systems?

Article ID: #RPOHD12420

Ja, Realify PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 10 32bit
  • Windows 8.1 64bit
  • Windows 8.1 32bit
  • Windows 8 64bit
  • Windows 8 32bit
  • Windows 7 64bit
  • Windows 7 32bit
  • Windows Vista 64bit
  • Windows Vista 32bit
  • Windows XP 64bit
  • Windows XP 32bit


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Is there a Mac OSX version of Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD12880

Nein, um Realify PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Where are the files and data stored?

Article ID: #RPOHD184

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert


Für die Datensicherung muss dieser Datenbankordner, in welchem sich all diese obigen Dateien befinden, gesichert werden.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Costs

What follow-up costs occur after the purchase?

Article ID: #RPOHD11040

Keine, es fallen keine Folgekosten nach dem Kauf an.

Sie können Ihre erworbene Lizenz zu dem Softwarestand am Kaufdatum (also z.B. Version 2015 Release 5) uneingeschränkt lebenslang nutzen.

Falls Sie auch nach dem Kauf und Ablauf des kostenlos inbegriffenen USP weiterhin optionale Leistungen wie z.B. Support oder das Bereitstellen von Updates nutzen möchten, so können Sie jederzeit und ohne jegliche Mindestlaufzeit einen USP, USP Plus oder auch weitere Supportleistungen wie Installation, Schulungen usw. erwerben. Sie können Supportleistungen und Schulungen selbstverständlich auch für Testversionen erwerben.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Are there special discounts for pensioners or the severely disabled?

Article ID: #RPOHD11500

Generell nicht, aber Sie können sich mit Ihrem jeweiligen schriftlichen Nachweis sowie wie/warum Sie Realify PaperOffice einsetzen möchten direkt an unseren Verkauf wenden.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Are there special discounts for students, teachers and lecturers?

Article ID: #RPOHD11592

Ja, bitte senden Sie folgende Daten zu unserem Verkauf

  • Entsprechender schriftlicher Nachweis über Berechtigung
  • gewünschte Edition und Lizenzanzahl
  • Einsatz für den Eigenbedarf, Schulungs- oder Forschungszwecke


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

I want to update from an old version to the current version. Do I have to pay full price?

Article ID: #RPOHD11868

No matter how old is your version, you will definitely get always a discount, so far you want to update the latest version.
Contact directly the sales team with your old ULID, serial number, version type or invoice number.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Do I have to pay full price for an Edition upgrade (eg from Basic to Business)?

Article ID: #RPOHD11960

Nein, melden Sie sich dazu in Ihrem Realify Network an und wählen Sie den Punkt "Upgrade". Das Shopsystem reduziert je nach Vorgängerversion den endgültigen Produktpreis.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Do I have to pay every month for the use?

Article ID: #RPOHD10764

No, you can use your whole life your purchased Realify PaperOffice™ DMS license without additional costs.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Purchase, Rental, Financing, Leasing

I want to finance my licenses instead of paying immediately. Is it possible?

Article ID: #RPOHD11316

Ja, Sie können je nach Lizenzanzahl Ihre gesamten benötigten Lizenzen bequem in 36 Monatsraten bezahlen. Da die Finanzierung hausintern ohne Fremdbanken abläuft, fallen keine Zinsen, Zusatzkosten oder Bonitätsprüfungen an.

Sie können sich jederzeit Ihr individuelles unverbindliches Angebot mit unserem Angebots-Assistenten online zusammenstellen und die Finanzierung und sofortige Lizenzlieferung anfordern.

Bitte beachten Sie, daß Zusatzleistungen wie Schulungen oder Support nicht in die Finanzierungssumme einfliessen und sofort in Rechnung gestellt werden.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Where can I redeem my purchased download code and download the full version?

Article ID: #RPOHD12604

Downloadcodes können Sie direkt unter "Produkte & Download" einlösen.


Nachdem Sie angegeben haben auf welche Person bzw. Unternehmen die erworbene Lizenz lizensiert wird erhalten Sie alle benötigten Unterlagen sowie Downloadlinks per Email. Falls Sie bereits das aktuelle Release installiert haben müssen Sie nur die Seriennummer neu eingeben und aktivieren.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Where can I find the bill for my purchased licenses?

Article ID: #RPOHD13340

Rechnungen werden immer im PDF-Format an Ihre Emailadresse gesendet.

Je nach Edition und USP-Status werden Ihre Rechnungen zudem automatisch archiviert. Diese finden Sie in Ihrem Realify Network. 


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

I made the payment for my order but not received a license documents ye

Article ID: #RPOHD11224

Bitte prüfen Sie zuerst Ihre Email Spam-Ordner.

  • Insofern Sie die Zahlung per Banküberweisung vorgenommen haben so kann dies je nach Bank und Land bis zu 3-5 Werktage in Anspruch nehmen.
  • Insofern Sie die Zahlung per PayPal angewiesen haben wird die Zahlung in Echtzeit verbucht. 


Alternativ wenden Sie sich per Email direkt an unseren Verkauf unter Angabe Ihrer

  1. Rechnungsnummer
  2. Zahlungsweg (Bank, PayPal)
  3. Zeitpunkt der Zahlung, bei PayPal Transaktionsnummer


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How can I cancel my order?

Article ID: #RPOHD11684

Das Shopsystem storniert Ihre Bestellung automatisch insofern kein Zahlungseingang innerhalb von 10 Tagen ab Bestellung erfolgt.


Sollten Sie bereits eine Zahlung vorgenommen, jedoch die Lizenz noch nicht benutzt haben, so wenden Sie sich bitte an unseren Verkauf unter Angabe der Rechnungsnummer. Sollten Sie die Lizenz bereits benutzt haben, so ist ein Widerruf technisch nicht möglich da die Seriennummer bereits im Umlauf ist.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Licensing

Can my trial license be extended?

Article ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf und geben Sie dort die ULID Ihrer Testlizenz an.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

I have purchased a license. Where can I activate it?

Article ID: #RPOHD13432

Starten Sie Realify PaperOffice und klicken Sie im Login-Fenster aus "Seriennummer eingeben" und folgen Sie dem Assistenten.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How often can I activate my purchased licenses?

Article ID: #RPOHD13524

Sie können Ihre Lizenzen beliebig oft neu aktivieren nachdem Sie diese zuvor zurückgesetzt haben. Eine Lizenz-Rücksetzung kann über Ihr Realify Network erfolgen.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

I want to change my PC. Can I take my licenses?

Article ID: #RPOHD13616

Dazu können Sie die Aktivierung Ihrer Lizenz in Ihrem Realify Network zurücksetzen und anschliessend auf dem neuen PC wieder aktivieren.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Do you offer also free "read only" licenses?

Article ID: #RPOHD13800

Nein, jedoch können diese für Sie kostenlos bereitgestellt werden. Unser Verkauf hilft Ihnen gerne weiter.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

How long is my purchased license valid?

Article ID: #RPOHD10856

Ihre erworbene Lizenz ist ein Leben lang gültig.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

I can not find my license certificates. What can I do?

Article ID: #RPOHD11408

Lizenzurkunden werden je nach Edition und USP Typ in Ihrem Realify Network gespeichert.

Wenden Sie sich mit folgenden Daten an unseren Verkauf

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Zahlungsweg und Zahldatum
  • erworbene Edition und Version (falls bekannt)


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

On how many PCs can I install my license?

Article ID: #RPOHD13708

Sie benötigen pro PC eine gültige Lizenz, d.h. um z.B. Realify PaperOffice auf 5 verschiedenen PCs zu verwenden benötigen Sie 5 Lizenzen.

Verwenden Sie Realify PaperOffice als Terminalanwendung, so ist pro Benutzer eine Lizenz notwendig.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

What is the difference between a standalone and a network license?

Article ID: #RPOHD460

The licensing of Realify PaperOffice™ DMS Starter, Basic, Business and Corporate is always "Named User", means - you need a valid license for each workstation.
A distriction is made between single-user and network licenses:

If you want to install Realify PaperOffice™ DMS on multiple PCs, which are independent of each other, you need single-user licenses.


If you need licenses, which are working together in a network,you need network licenses.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Data security

Corresponds Realify PaperOffice™ DMS the principles of data access and verifiability of digital documents?

Article ID: #RPOHD15548

Realify PaperOffice entspricht in jeder Edition der GDPdU.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

From what edition the regulation for long-term storage of digital data is ensured?

Article ID: #RPOHD15456

Alle Realify PaperOffice Editionen gewährleisten die Einhaltung dieser Vorschriften da alle PDF-Dokumente ausschliesslich für die Langzeitarchivierung erstellt werden.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Support

How long after a purchase can I get available release upgrades?

Article ID: #RPOHD12328

Release-Updates werden im Rahmen der Update & Support Paket-Nutzung (USP) kostenlos zur Verfügung gestellt.

Jede neu erworbene Lizenz enthält mindestens einen USP für 4 Wochen ab der Lizenzaktivierung.

Sie können die inbegriffene USP-Gültigkeitsdauer entweder direkt beim Kauf (4 Wochen bis lebenslang) festlegen oder einen USP jederzeit nachbuchen.


On this subject there are similar related subjects

Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Where can I get support and help?

Article ID: #RPOHD10948

Sie können uneingeschränkt auf den Realify HelpDesk sowie die Programm-Dokumentation jederzeit zugreifen. Für den Support per Email müssen Sie über ein aktives Update & Support Paket (USP) verfügen.

Jede neu erworbene Lizenz beinhaltet mindestens 4 Wochen kostenlosen USP, welcher optional nach Ablauf verlängert werden kann.

Für die telefonische Supportaufnahme müssen Sie über ein aktives Update & Support Paket PLUS (USP Plus) verfügen.

Für Support per Fernwartung (Teamviewer) müssen Sie über einen USP oder USP Plus sowie einen Supportcode für Fernwartung verfügen.

Supportcodes können jederzeit online erworben werden. Nicht eingelöste aber erworbene Supportcodes können zu 100% gutgeschrieben werden insofern die Zahlung per PayPal erfolgte.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Internationalisierung

What languages ​​is the program's user interface is available?

Article ID: #RPOHD13156

Realify PaperOffice verfügt über folgende Sprachen:

  • Deutsch
  • Englisch (US)
  • Russisch
  • Spanisch (ES)
  • Portugiesisch (PT)
  • Französisch
  • Italienisch
  • Türkisch
  • Arabisch
  • Schwedisch
  • Chinesisch (vereinfacht)
  • Japanisch
  • Koreanisch (Süd)


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Kann Realify PaperOffice Sonderzeichensätze wie kyrillisch, arabisch und asiatisch anzeigen?

Article ID: #RPOHD13248

Ja, Realify PaperOffice unterstützt vollständig die UTF-8 (Unicode) Kodierung.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Hardware

Welche Scanner werden unterstützt?

Article ID: #RPOHD14720

Generell werden alle auf dem Markt befindlichen Scanner unterstützt. 

Dabei kann von Scanner mit integrierter TWAIN oder WIA Schnittstelle direkt über das ScanConnect zugegriffen werden.

Für Scanner ohne TWAIN oder WIA Schnittstelle (z.B. Fujitsu Snap Scan) kann im ScanConnect über den Punkt "Vom Verzeichnis scannen" eingelesen werden, wenn Sie vorher die Scans temporär auf Ihrer Festplatte speichern.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Installation

Darf oder kann ich Realify PaperOffice auf einer virtuellen Maschine betreiben?

Article ID: #RPOHD11776

Ja, insofern Ihre Nutzung nicht gegen die allgemeinen Lizenzbestimmungen verstößt ist das ohne Probleme möglich.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Ich möchte ein Update von einem älteren Realify PaperOffice Release auf das aktuelle (z.B. 2240) durchführen. Wie gehe ich vor?

Article ID: #RPOHD19780

Falls Sie ein Update von älteren Realify PaperOffice Versionen (z.B. einer 2011 auf die 2015) durchführen möchten, so erstellen unbedingt vor der Installation ein komplettes Daten Backup Ihrer bereits in der älteren Version abgespeicherten Daten.
Um explizit auf das R2240 upzudaten, müssen Sie eine bereits vorhandene Version deinstallieren, da ab dem R2240 ein neuer Programmkern eingesetzt wird, welcher nicht kompatibel mit vorherigen Versionen ist.
Starten Sie nach der Deinstallation den PC neu, ab hier können Sie das Release 2240 neu installieren.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Which Windows user rights are required?

Article ID: #RPOHD552

Sie benötigen für die Installation lokale Administratorenrechte. Realify PaperOffice wird dabei für alle lokalen Benutzerkonten eingerichtet.


Für die Nutzung benötigen Sie KEINE Administratorenrechte.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Ich möchte die Edition (z.B Basic auf Business) einer bestehenden Installation ändern. Muss Realify PaperOffice neu installiert werden?

Article ID: #RPOHD12052

Nein, geben Sie einfach die neue Seriennummer ein und aktivieren Sie diese. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang der neuen Edition zur Verfügung.


Would you recommend this article to other users?
Difficulty level
Beginner

Seek advice
Require presentation
Newsletter
A specially prepared to your questions PaperOffice Consultant will call you back as soon as possible.
A Realify consultant shows you our Realify PaperOffice™ DMS 2015 optional on your PC or on a pre-configured demo system - conveniently via the internet.
Be informed and get exclusive offers and promotions through our newsletter


© Copyright 2004-2015 Realify Systems, All rights reserved
Consulting on products (0121-4680089) Orders and appointments (0121-4680089) Consultation on partner program (0121-4680089)
Language IDs zeigen/nicht zeigen
Welcome to the authorized online store of
back to top