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Last updated on 02.12.2016
Article ID: #RPOHD2484
How do I edit VAT rates?

To edit the rates of VAT in Realify PaperOffice™ DMS, proceed as follows:

Select in your Realify PaperOffice™ DMS "Document folders" and then "Edit VAT rates"



There appear the settings window to change the VAT rates:


Here you can edit the desired rates of VAT and confirm your entries with "Save".


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Frequently Asked Questions

Database, archive, document folders, objects - how the program is structured?

Article ID: #RPOHD18584

That's very easy to explain, because a picture is worth a thousand words

Analog to digital

  • Your filing room or office room = Database in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your filing cabinet = Archive in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your folder = Main category in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your folder registry = Subcategory in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your stored transparent sleeves = Document folders in Realify PaperOffice™ DMS
  • Your stored paper documents = Document folder objects in Realify PaperOffice™ DMS

Document folders = Transparent sleeve

  • Each document is stored by default in a separate document folder.
    Only in this way the document can be indexed, without changing the original itself.
  • In the document folder other files and documents can be added, which belongs also to the master document, like for example post office document, fax receipt, proof of delivery, etc.
  • Documents and files in the document folder = objects.
    Each object is OCR text recognized for the keyword search and visually displayed by a thumbnail in the document folder.
  • Document folders, which are part of the same operation, are stored in the same subcategory or are provided with the same transaction number.
  • Document folders can be extensively provided with informations and types. For specific data custom fields can be added and used by you.
  • And much more: Document folders can be placed on resubmission, can be linked to contacts and provided for workflows with completion options for specific users.


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Which edition is right for me?

Article ID: #RPOHD12144

Sie finden einen Assistenten dazu direkt unter "Produkte & Download" oder vergleichen selbst die jeweils unterstützten Funktionen.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Can Realify PaperOffice™ DMS store all the data on my NAS drive?

Article ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie ab der Business-Edition alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern.

Sollte Ihr NAS-Laufwerk zudem über einen integrierten mySQL-Server verfügen, so kann auch diese ab der Corporate-Edition genutzt werden.


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How does it work with the text recognition for my documents?

Article ID: #RPOHD14076

Alle in Realify PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten FileOCRmax OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der Realify PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

FileOCRmax unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung und bearbeitbare Word-Dateien um.


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Can I put documents and files for resubmission?

Article ID: #RPOHD14812

Ja, die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer wichtige Termine und Wiedervorlagen einsehen können.


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Can I link documents and files with contacts and addresses?

Article ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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From what edition the data is stored audit-proof?

Article ID: #RPOHD15272

Dazu müssen Sie die Corporate-Edition mit einer mySQL-Datenbank einsetzen.


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How many documents can I store in Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD15824

Die Speicherung von Dokumenten ist in keiner Edition begrenzt, d.h. Sie können beliebig viele Dokumente speichern.

Eine technische Limitierung erfolgt z.B. durch die Grösse Ihrer Festplatte, dem verwendeten Dateisystem oder der einzelnen Datenbank.


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How many users can work simultaneously with Realify PaperOffice™ DMS on the network?

Article ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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How are the files versioned?

Article ID: #RPOHD276

Practical example when using a MySQL database:

You open a Word document that has already been stored in Realify PaperOffice, change and save it by click on "Close" or "X".

Realify PaperOffice recognizes that this document has been modified, it automatically versioned and creates a shadow copy of this document.

Users, endorsements and date are thereby recorded simultaneously.
To access a previous version, simply open the version history.


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Will my data be stored in a cloud?

Article ID: #RPOHD12236

No, your data will be stored by default on your local PC.


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Can I access all my data and documents in the local network?

Article ID: #RPOHD12788

Ja, ab der Business-Edition können Sie alle Daten auch optional im Netzwerk nutzen und auf einem NAS/Server/VPN oder Netzwerkfreigabe speichern.

Des Weiteren können Sie ab der Corporate-Edition alle Daten zusätzlich direkt in einer mySQL-Datenbank speichern.


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Works Realify PaperOffice™ DMS under Windows 10? And what about 64bit systems?

Article ID: #RPOHD12420

Ja, Realify PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 10 32bit
  • Windows 8.1 64bit
  • Windows 8.1 32bit
  • Windows 8 64bit
  • Windows 8 32bit
  • Windows 7 64bit
  • Windows 7 32bit
  • Windows Vista 64bit
  • Windows Vista 32bit
  • Windows XP 64bit
  • Windows XP 32bit


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Is there a Mac OSX version of Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD12880

Nein, um Realify PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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Where are the files and data stored?

Article ID: #RPOHD184

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert


Für die Datensicherung muss dieser Datenbankordner, in welchem sich all diese obigen Dateien befinden, gesichert werden.


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Installation and network

Can my trial license be extended?

Article ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf und geben Sie dort die ULID Ihrer Testlizenz an.


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I have purchased a license. Where can I activate it?

Article ID: #RPOHD13432

Starten Sie Realify PaperOffice und klicken Sie im Login-Fenster aus "Seriennummer eingeben" und folgen Sie dem Assistenten.


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How often can I activate my purchased licenses?

Article ID: #RPOHD13524

Sie können Ihre Lizenzen beliebig oft neu aktivieren nachdem Sie diese zuvor zurückgesetzt haben. Eine Lizenz-Rücksetzung kann über Ihr Realify Network erfolgen.


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I want to change my PC. Can I take my licenses?

Article ID: #RPOHD13616

Dazu können Sie die Aktivierung Ihrer Lizenz in Ihrem Realify Network zurücksetzen und anschliessend auf dem neuen PC wieder aktivieren.


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Do you offer also free "read only" licenses?

Article ID: #RPOHD13800

Nein, jedoch können diese für Sie kostenlos bereitgestellt werden. Unser Verkauf hilft Ihnen gerne weiter.


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How long is my purchased license valid?

Article ID: #RPOHD10856

Ihre erworbene Lizenz ist ein Leben lang gültig.


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I can not find my license certificates. What can I do?

Article ID: #RPOHD11408

Lizenzurkunden werden je nach Edition und USP Typ in Ihrem Realify Network gespeichert.

Wenden Sie sich mit folgenden Daten an unseren Verkauf

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Zahlungsweg und Zahldatum
  • erworbene Edition und Version (falls bekannt)


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On how many PCs can I install my license?

Article ID: #RPOHD13708

Sie benötigen pro PC eine gültige Lizenz, d.h. um z.B. Realify PaperOffice auf 5 verschiedenen PCs zu verwenden benötigen Sie 5 Lizenzen.

Verwenden Sie Realify PaperOffice als Terminalanwendung, so ist pro Benutzer eine Lizenz notwendig.


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What is the difference between a standalone and a network license?

Article ID: #RPOHD460

The licensing of Realify PaperOffice™ DMS Starter, Basic, Business and Corporate is always "Named User", means - you need a valid license for each workstation.
A distriction is made between single-user and network licenses:

If you want to install Realify PaperOffice™ DMS on multiple PCs, which are independent of each other, you need single-user licenses.


If you need licenses, which are working together in a network,you need network licenses.


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Databases and archives

Darf oder kann ich Realify PaperOffice auf einer virtuellen Maschine betreiben?

Article ID: #RPOHD11776

Ja, insofern Ihre Nutzung nicht gegen die allgemeinen Lizenzbestimmungen verstößt ist das ohne Probleme möglich.


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Ich möchte ein Update von einem älteren Realify PaperOffice Release auf das aktuelle (z.B. 2240) durchführen. Wie gehe ich vor?

Article ID: #RPOHD19780

Falls Sie ein Update von älteren Realify PaperOffice Versionen (z.B. einer 2011 auf die 2015) durchführen möchten, so erstellen unbedingt vor der Installation ein komplettes Daten Backup Ihrer bereits in der älteren Version abgespeicherten Daten.
Um explizit auf das R2240 upzudaten, müssen Sie eine bereits vorhandene Version deinstallieren, da ab dem R2240 ein neuer Programmkern eingesetzt wird, welcher nicht kompatibel mit vorherigen Versionen ist.
Starten Sie nach der Deinstallation den PC neu, ab hier können Sie das Release 2240 neu installieren.


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Which Windows user rights are required?

Article ID: #RPOHD552

Sie benötigen für die Installation lokale Administratorenrechte. Realify PaperOffice wird dabei für alle lokalen Benutzerkonten eingerichtet.


Für die Nutzung benötigen Sie KEINE Administratorenrechte.


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Ich möchte die Edition (z.B Basic auf Business) einer bestehenden Installation ändern. Muss Realify PaperOffice neu installiert werden?

Article ID: #RPOHD12052

Nein, geben Sie einfach die neue Seriennummer ein und aktivieren Sie diese. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang der neuen Edition zur Verfügung.


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Program setup and configuration

Wo finde ich das Realify PaperOffice Setup?

Article ID: #RPOHD12972

Sie finden das aktuellste Setup immer direkt unter http://download.realifysystems.com/RealifyPaperOfficeSetup.latest.exe

Insofern Sie keinen USP einsetzen müssen Sie das von Ihnen erworbene Release anstatt des aktuellsten Releases installieren. Diesen Link zum Setup finden Sie in Ihrer Lizenzurkunde.


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What I need to consider before installing Realify PaperOffice?

Article ID: #RPOHD9660

Installing Realify PaperOffice™ DMS must be on your primary partition (usually drive C :).

Since Realify PaperOffice™ DMS technically acts as the front end of your Realify PaperOffice™ DMS database, the database can reside on virtually any media, such as the same or another partition, network share or a MySQL database.

You should definitely consider before installing:

If you want to use older versions of Office and Paper Realify upgrade to the current Realify PaperOffice™ DMS Version:

  • Before performing the installation a complete data backup
  • Insert Before installing a system restore point
  • WARNING: Before Realify PaperOffice™ DMS is put into productive operation, we recommend a previous test mode to avoid data inconsistency. Once an older database is opened with the new version, the database structure to the new version will be adapted as new encryption algorithms are integrated. This process is irreversible!
  • If the operation of your Realify PaperOffice™ DMS occurs on a VM (virtual machine), Takes a snapshot

For multi-user versions note!

  • Try before you install the system on a test computer
  • Test the database of your older Realify PaperOffice™ DMS version for compatibility with the new version Realify PaperOffice™ DMS

For all users:

  • You must run Setup with administrator rights
  • Make sure that all Windows updates and service packs (http://update.microsoft.com/) are installed
  • Make sure that you are using the current setup (https://www.realifysystems.com/?show=loginToRN) for installation
  • Connect before installing all Microsoft Office products (Word, Excel, etc.)
  • Your system must meet the minimum requirements


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Wo kann ich nachträglich eine Muster-Demodatenbank downloaden?

Article ID: #RPOHD14168

Sie können die im Setup mitgelieferte Demodatenbank auch manuell von hier downloaden:

  • Deutsch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.de.rar
  • Englisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.en.rar
  • Russisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.ru.rar
  • Spanisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.es.rar


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What is the administrator password?

Article ID: #RPOHD368

Bei einer Neuinstallation oder wenn Sie eine neue leere Datenbank anlegen ist das Administrator-Passwort nicht vergeben, d.h. Sie lassen bei der Anmeldung das Passwort-Feld leer. Es wird empfohlen nach der ersten Anmeldung ein starkes Administrator-Passwort zu vergeben.


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Interface and views

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Article ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der Realify PaperOffice Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Dabei können Sie wir folgt vorgehen:

  • Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbankbank-Ordner auf den neuen Computer. Um den Speicherpfad herauszufinden starten Sie Realify PaperOffice und wählen > Datenbanken > Datenbank auswählen. Der aktuelle Pfad wird jetzt angezeigt
  • Melden Sie sich in Ihrem Realify Network mit Ihren Lizenz-Zugangsdaten an. Diese finden Sie in der Lizenzurkunde, welche Sie mit Realify PaperOffice erhalten haben
  • Setzen Sie die Lizenzaktivierung zurück
  • Downloaden und installieren Sie Realify Paperoffice auf Ihrem neuen Computer
  • Nach dem Abschluss der Installation führen Sie die Lizensierung mit Ihren bestehenden Lizenzdaten durch und starten Realify PaperOffice
  • Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und geben den Pfad zu Ihrer Datenbank an.
  • Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit der Datenbank zu arbeiten.

Neuer ComputerDatenbank umziehen


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Data protection for MDB database

Article ID: #RPOHD1288

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert

Um die Datensicherung durchzuführen, muss der Datenbankorder, der die obigen Dateien und Unterordner befindet, gesichert werden.


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How can I compress the MDB database?

Article ID: #RPOHD1564

To compress your MDB database, proceed as follows:


1. Select "Database" and then "Compress Database" in Realify PaperOffice™ DMS


2. Thus, the database the next time Realify PaperOffice™ DMS is compressed


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Document folders and documents

Sind von Realify PaperOffice erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Article ID: #RPOHD14628

Für MDB-Datenbanken:

  • Sie können pro Archiv festlegen ob die Daten verschlüsselt abgelegt werden sollen unter "Archiveigenschaften"
Für mySQL-Datenbanken:

  • Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie kann ich eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad auswählen?

Article ID: #RPOHD19596

Um eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrer Oberfläche auf "Datenbank" und wählen den Eintrag "Datenbank auswählen".


Neben dem unteren Eingabefeld, klicken Sie auf durchsuchen und wählen eine beliebige Datenbank aus, z.B. diejenige, die vom Werk aus mit installiert wurde.
Klicken Sie danach in das Eingabefeld, löschen die ausgewählte und fügen den Netzwerkpfad zu Ihrer gewünschten Datenbank ein.


Klicken Sie danach auf "mit Datenbank verbinden".


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Wie lege ich eine neue MDB-Datenbank an (Starter, Basic) ?

Article ID: #RPOHD16928

Diese beiden Editionen unterstützen nur die Verwaltung von einer Datenbank.

Insofern Sie bei der Installation die Demodatenbank downgeloaded haben, so können Sie entweder die Inhalte manuell löschen und Ihre Daten in dieser Datenbank speichern oder die Demodatenbank löschen - Realify PaperOffice erstellt dann beim nächsten Programmstart automatisch eine neue, leere Datenbank:

  1. Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und notieren Sie sich den Pfad der aktuellen Demo-Datenbank
  2. Beenden Sie Realify PaperOffice und löschen Sie den gesamten Ordner der Demo-Datenbank
  3. Starten Sie Realify PaperOffice


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How do I create a new MDB database ( Business Edition)?

Article ID: #RPOHD1748

Note: From Realify PaperOffice Corporate use only the "Database manager"

You can create as many databases as you wish and manage them.
Ideally place after installing a new database to a location on your hard drive, for example, C:paperofficedatabases

1. Click in Realify PaperOffice™ DMS in the tab "Database"
2. Choose then "Create new database"


3. Choose a location for your database
4. Click on "OK"
5. Once a new database has been created, you can choose in the dialog, if you want to work now with the new database.


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How do I create a new MDB database (Database manager, from Corporate Edition)?

Article ID: #RPOHD1932

To create a new MDB database via the database manager, proceed as follows:

1. Start the database manager, by click on "Database" and then "Start database manager"




2. Select then "Create new empty database"

3. Select "MDB database"

4. Select the storage location for the MDB database

5. The database manager is now ready to create your new MDB database. Click on "Create database" in order to start the creation process

6. Enter a name for the new database. This name will later appear in the login window of Realify PaperOffice™ DMS

7. Click "Finish"

Start Realify PaperOffice™ DMS to work with your new MDB database


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How do I create a new MySQL database (database manager, from Corporate Edition)?

Article ID: #RPOHD2024

To create a new MySQL database using the database manager, you proceed as follows:

1. Start the database manager

2. Select "Create a new empty database" 

3. Select "MySQL Server"

4. Type the server IP and port of your mySQL database server (eg IP 127.0.0.1, port 3306)

5. Realify PaperOffice™ DMS automatically creates 2 new databases on your MySQL server.
Enter the desired name for the database (contains all the data) and the thumbs database (includes thumbnails).

6. Enter the MySQL username and password. This MySQL user must absolutely entitled to all rights.
In addition, the user must have a mySQL password.

7. Select the check box "PaperOffice creates databases", thus are of PaperOffice all necessary databases created automatically (recommended)

8. The database manager is ready to put your new MySQL database.
Click "Create a new database" in order to start the creation process.

9. Enter a name for the new database. This name will later appear in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.

10. Click "Finish"

Start Realify PaperOffice™ DMS new to work with your new MySQL database.


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Storage tray and document distribution

How do I create a new archive?

Article ID: #RPOHD2208

To create a new archive in Realify PaperOffice™ DMS, proceed as follows:

1. Select the tab "Archive"

2. Click "Create new archive" on


The specifications for the new archive can be set freely:

"Please enter a name for the new archive"

  • Enter a freely selectable name for the archive. This name also appears in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.


"Copy categories from current archive"

  • When active, the current categories are automatically created in the new archive.


"The following users have access to this archive"

  • Here you can specify which users should have access to the newly created archive.


Once you have all the parameters, click "Create new archive" to start the process.


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How do I change the archive characteristics?

Article ID: #RPOHD2300

To change the properties of the current archive, proceed as follows:

1. Select the tab "Archive" in your Realify PaperOffice™ DMS

2. Click on "Change archive properties"


Name of the current archive

  • Enter a freely selectable name for the archive. This name also appears in the login window of Realify PaperOffice™ DMS.


Enable option 256bit SECURE document encryption

  • When active, Realify PaperOffice™ DMS saves your documents with a 256 bit encryption.
    Existing objects are encrypted during activation and decrypted when deactivate the encryption.

Warning: By using encryption, you can open the created copies of PaperOffice only from within PaperOffice.

To access these objects with your Windows Explorer, encryption must be disabled. It is strongly recommended that objects can only be opened from PaperOffice, otherwise relevant document folders data such as thumbnails and text recognition cannot be updated.


The following users have access to this archive

  • Here you can specify which users are allowed to access this archive


Click on "Apply changes" to save the new changes.


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How do I delete an archive?

Article ID: #RPOHD2392

This procedure deletes the selected entire archive and can not be undone.

To delete an archive (the current can not be deleted) proceed as follows:

1. Select the tab "Archive" in your Realify PaperOffice™ DMS

2. Click on "Delete archive"

3. Select the archive you want to delete

4. Confirm the deletion of the archive by click on "Delete archive" 


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Workflow solutions and practical examples

Settings under "Document folder objects"

Article ID: #RPOHD2576

Here you can specify with which program the file type should be opened.

You also always have the option to edit files with "Open with ...":

1. Click with right mouse on a document (in FlipView or detail view)

2. Choose "Open with ..." to select an application


"Preview (Thumbnail) -quality"

Here you set the compression ratio for the thumbnails position.


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Settings under "Document folder list"

Article ID: #RPOHD9016

Select the default sorting and order for your document folder lists.

"Setting the Automatic column width"

When active, you will display columns automatically adjusted to the field length.


"Show document FOLDER status"

In active document folders statuses can be assigned.


"Maximum document FOLDER number per category in 3000 limit"

When On (recommended), the maximum display the document folders per category is limited to the 3000


"Subcategory automatically selects the parent category of"

When active, the contents of the subcategories is displayed when selecting a parent category.


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Settings under "General"

Article ID: #RPOHD2668

Under "General Settings" the following settings can be made by you:

- Default name for new document folders. If you enter the new document folder name, this name is used as a kind of standard label. You can also use variables such as %datum% is the current date and use %zeit% for the current time
- "Double-click on FlipView object opens the file with the original program" - delete document folder, deletes corresponding photos files- server module use (configuration file required)


Character Recognition OCR

Realify PaperOffice™ DMS has an OCR of the latest generation, this is made possible by industry dictionaries, which are constantly updated in the fields of general, medical, legal, industry and finance.

For perfect results are documents recognized automatically corrects spelling - in more than 160 languages, including special fonts such as Cyrillic, Arabic, Asian.

Language settings for individual documents can be made within the document folder, under object management. Simply click on the appropriate document with the right mouse button and select "FileOCRmax™: Set language for text recognition".

Allow Download transparent important updates in the background
Realify PaperOffice™ DMS automatically adapts the critical updates, which are performed by the operating system. To this end, a temporary directory is created. By removing the checkmark important updates can not be downloaded, therefore we recommend to have set the checkmark.


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Settings under "ExplorerConnect"

Article ID: #RPOHD2852

The direct integration in Windows Explorer, you can quickly and easily store any files directly via mouse click in Realify PaperOffice™ DMS.
The point work will be extended to the virtual drive "ExplorerConnect"
All files that are stored in this virtual drive are completely automated in Realify PaperOffice™ DMS added through the use of Exchange dialog.
Choose from the list the drive letter, to be shown under what ExplorerConnect.


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How do I edit VAT rates?

Article ID: #RPOHD2484

To edit the rates of VAT in Realify PaperOffice™ DMS, proceed as follows:

Select in your Realify PaperOffice™ DMS "Document folders" and then "Edit VAT rates"



There appear the settings window to change the VAT rates:


Here you can edit the desired rates of VAT and confirm your entries with "Save".


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System operations and automation

What does categories mean in Realify PaperOffice™ DMS?

Article ID: #RPOHD2944

The main tagging in PaperOffice is done by allocating categories for document folders.

In doing so, a document folder can be allocated to one or more different categories.

In addition, categories for specific users or groups can be blocked.


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How can I manage categories?

Article ID: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Article ID: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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How do I set the start category?

Article ID: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Article ID: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Modules and expansions

What does custom fields in Realify PaperOffice™ DMS mean?

Article ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice zur Verfügung.


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How can I edit custom fields?

Article ID: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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Possible and known sources of error

Preview display on FlipView

Article ID: #RPOHD3404

Um die Vorschauanzeige auf FlipView umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Wählen Sie die Ansicht "FlipView" aus.

3.Um durch die die Objekte der markierten Dokumentmappe zu blättern, klicken Sie einfach auf das vorherige oder nächste Vorschaubild.


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Vorschauanzeige über Listenansicht

Article ID: #RPOHD3496

Um die Vorschauanzeige auf Listenansicht umzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Klicken Sie auf "Listenansicht".


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Preview display via details (large symbols)

Article ID: #RPOHD3588

Um die Vorschauanzeige auf Details (Grosse Symbole) umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Details (Grosse Symbole)".

3. Um die Objekte der markierten Dokumentmappe grösser oder kleiner zu zoomen, schieben Sie entweder nach links oder
nach rechts den Schieberegler, welcher sich in Ihrem Realify PaperOffice rechts unten befindet.


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Frequently asked questions to the partner program

Wie kann ich die Dokumentmappen-Anzeigeliste oben anzeigen lassen?

Article ID: #RPOHD3680

Um die Detailliste Ihrer Dokumentmappen nach oben zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Detailliste oben".

3. Die Detailliste wird nun oben angezeigt.



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